TPV Leitfaden - E-Mail-Postfachs

Erstellt von Alfred Beck, Geändert am Do, 17 Okt um 1:52 NACHMITTAGS von Alfred Beck

1. Posteingang

Alle E-Mails, die im Posteingang erscheinen (egal ob gelesen oder ungelesen), wurden noch nicht abschließend bearbeitet.

2. E-Mails in Bearbeitung

Wenn eine E-Mail nicht sofort vollständig bearbeitet werden kann, z. B. weil du auf eine Rückmeldung oder zusätzliche Informationen wartest, verschiebe sie in den Ordner "IN BEARBEITUNG".

3. Erledigte E-Mails

Sobald eine E-Mail vollständig bearbeitet wurde, verschiebe sie in den Ordner "Erledigt".

4. Bearbeitung von Anträgen

E-Mails, die sich auf eingereichte Anträge beziehen, werden in den Ordner "ANTRAG EINGEREICHT" verschoben.

5. Bearbeitung von Angeboten

E-Mails mit versendeten Angeboten gehören in den Ordner "ANGEBOT VERSENDET".

6. Vorläufige Deckungszusagen (VDZ)

Nachdem wir einen Antrag an die Versicherungsgesellschaft eingereicht haben, erhalten wir eine vorläufige Deckungszusage (VDZ) per E-Mail.
Wichtiger Schritt: Die VDZ in die Vertragsmaske des Kunden im System einpflegen, aber nicht für den Kunden sichtbar machen.
Versand der VDZ: Die VDZ wird nur auf ausdrückliche Nachfrage des Kunden versendet. Bevor sie versendet wird, müssen alle vertraulichen Informationen (wie die Daten unserer Ansprechpartner) geschwärzt werden.
Die E-Mail mit der VDZ wird anschließend in den Ordner "VDZ" verschoben.

7. Backup Mails

Wenn ein Antrag an die Gesellschaft versendet wurde, erhalten wir automatisch eine Backup-Mail als Bestätigung, dass der Antrag eingereicht wurde. Diese Mails werden in den Ordner "Backup Mail" verschoben.